項目信息是預(yù)測項目未來、決策項目實施方案以及追溯項目實施過程的依據(jù),是項目管理的重要基礎(chǔ)資源。
項目信息涉及項目管理的各種數(shù)據(jù)、表格、圖紙、文字、音像資料等。無論項目原始信息,還是項目再生信息都應(yīng)是項目信息管理的組成部分。
承包人、分包人應(yīng)作好信息管理工作。項目經(jīng)理部應(yīng)根據(jù)實際需要配備項目信息主管或信息員。項目信息主管應(yīng)對項目信息的組織、收集、存儲、管理、安全、保密、傳遞和使用負責(zé),項目信息員應(yīng)負責(zé)分管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的信息收集、上報工作。
實行總分包的項目,項目分包人應(yīng)負責(zé)分包范圍內(nèi)的信息收集整理,項目信息主管應(yīng)負責(zé)匯總、編輯整理各分包人的有關(guān)信息。
項目信息主管、信息員應(yīng)隨項目的進展及時收集、整理項目信息,并對項目信息的真實性、準確性、有效性負責(zé)。
信息管理系統(tǒng)應(yīng)是由數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、通訊系統(tǒng)、應(yīng)用軟件系統(tǒng)等若干相互作用、相互聯(lián)系的,有機結(jié)合起來、有一定系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和功能且能表達一種管理行為的整體。
建立項目信息管理系統(tǒng)應(yīng)遵循以下步驟:
1 規(guī)劃項目管理信息系統(tǒng);
2 建立項目信息管理模式和制度;
3 選擇適用的輔助管理項目信息的軟件系統(tǒng)。
規(guī)劃項目管理信息的主要目的應(yīng)是,全面掌握項目信息,建立科學(xué)的、可以實現(xiàn)信息共享和快速信息交流的項目數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。規(guī)劃項目管理信息系統(tǒng)的基本要求是:
1.分析項目管理的業(yè)務(wù)活動;
2.分析項目管理業(yè)務(wù)活動所涉及的信息;
3.分析數(shù)據(jù)流程、合理歸并同類數(shù)據(jù);
4.規(guī)范信息編碼、制定信息交換標準(應(yīng)面向信息源、信息交流、信息使用者三個層面);
5.建立主體數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。
建設(shè)工程項目立項后,項目信息主管就應(yīng)該編制項目信息管理計劃,并將責(zé)任落實到項目信息員。
項目信息管理計劃應(yīng)是在項目信息主管、信息員可管理的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的可控計劃。
項目信息管理計劃應(yīng)根據(jù)項目管理業(yè)務(wù)的要求和進展編制。項目信息管理計劃應(yīng)包括:收集信息的范圍、內(nèi)容、格式、使用的軟件工具、采集時間、檢查核對的方法、傳遞、匯集、整理等做出統(tǒng)一的規(guī)定,并且責(zé)任到人。
項目信息收集工作應(yīng)堅持及時、準確、真實、有效的原則,嚴防編造數(shù)據(jù)、弄虛作假的現(xiàn)象發(fā)生。項目信息主管應(yīng)對最終進入數(shù)據(jù)庫的信息負有核準的責(zé)任。
項目信息主管、信息員應(yīng)根據(jù)信息管理的要求,嚴格執(zhí)行項目信息管理制度,有效控制信息質(zhì)量。
如發(fā)現(xiàn)項目數(shù)據(jù)庫、信息記錄項目、內(nèi)容、格式、傳遞渠道等不能滿足項目信息的管理需求,不適應(yīng)生產(chǎn)需要,就應(yīng)當立即調(diào)整。
項目信息管理的主要任務(wù)應(yīng)是:
1.掌握信息源,靈活運用信息處理工具,收集相關(guān)信息;
2.搞好信息分類、加工整理和存儲信息;
3.采取技術(shù)措施,嚴格執(zhí)行管理制度,做好信息安全與保密工作;
4.正確應(yīng)用信息管理手段和經(jīng)項目經(jīng)理部確認的信息管理工具軟件,搞好信息檢索、傳遞和使用工作。
承包人應(yīng)建立項目信息管理制度。項目信息管理制度至少應(yīng)包括以下內(nèi)容:
1.項目信息管理工作職責(zé);
2.項目信息管理工作程序;
3.項目信息管理實施辦法;
4.項目信息管理績效評估辦法;
5.項目管理信息維護辦法等。
項目信息管理工作,要實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理的原則。一般應(yīng)由項目信息主管負責(zé)綜合管理,按不同業(yè)務(wù)性質(zhì),將信息分別歸口到有關(guān)職能部門的信息員,對涉及幾個部門的多用途的信息,應(yīng)指定主要責(zé)任部門主管。力求做到精簡,既不重復(fù),也不遺漏。
項目信息主管應(yīng)按照信息管理制度定期備份項目信息數(shù)據(jù)庫,嚴防項目信息的丟失和損壞。對重要信息除保留電子文件外還應(yīng)保留紙質(zhì)文檔。
項目經(jīng)理部應(yīng)定期召集項目信息主管、信息員和信息使用人員會議,分析和評估項目信息管理績效,做到及時發(fā)現(xiàn)問題,及時制定改進措施。
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